Przepisy dotyczące pracy zdalnej weszły w życie 7 kwietnia 2023 roku, a jej definicja weszła na stałe do Kodeksu pracy. Na co powinni zwrócić uwagę pracodawcy, a na co pracownicy? Jakie są zasady wykonywania pracy zdalnej i czy pracodawca może odmówić jej wykonywania? Przedstawiamy zmiany po najnowszych aktualizacjach w prawie pracy.
Zgodnie z nowelizacją Kodeksu pracy za pracę zdalną uznaje się pracę polegającą na wykonywaniu obowiązków służbowych całkowicie lub częściowo w miejscu zamieszkania pracownika lub innym miejscu ustalonym przez pracownika i pracodawcę, z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Wykonywanie pracy zdalnej pracodawca może ustalić z pracownikiem zarówno w momencie zawierania umowy o pracę, jak i podczas trwania zatrudnienia. Ustawa przewiduje zarówno pracę zdalną całkowitą, jak i hybrydową (częściowo w domu, częściowo w firmie), stosownie do potrzeb konkretnego pracownika i pracodawcy.
Nowe przepisy dotyczące wykonywania pracy zdalnej dotyczą wszystkich pracowników wykonujących pracę zdalną lub pracę w trybie hybrydowym. Przestrzeganie przepisów dot. pracy zdalnej obowiązuje zarówno pracownika, jak i pracodawcę.
Przepisy mają zastosowanie również dla pracowników, którzy czasowo, z powodu wyższej konieczności, zostali skierowani do wykonywania pracy zdalnej, m.in. w przypadku:
● obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu,
● w którym z powodu siły wyższej (np. pożar lub zalanie zakładu pracy) zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie będzie czasowo możliwe.
Ustawa wprowadza również obowiązek ustalenia zasad pracy zdalnej. Mogą być one zawarte:
● w porozumieniu między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (ZOZ),
● w regulaminie stworzonym przez pracodawcę - w przypadku gdy w zakładzie pracy nie ma powołanego ZOZ lub w sytuacji braku porozumienia z ZOZ.
W przypadku, gdy u pracodawcy nie będzie obowiązywało porozumienie ani regulamin pracy zdalnej – będzie ona mogła zostać zastosowana na wniosek zainteresowanego pracownika.
To pracodawca decyduje czy praca jest wykonywana zdalnie, czy stacjonarnie lub w sposób hybrydowy. Nie może jednak odmówić pracy zdalnej w kilku wyjątkowych przypadkach:
● gdy wniosek składa pracownica w ciąży,
● gdy wniosek o pracę zdalną składa pracownik wychowujący dziecko do 4 r.ż.,
● pracownikowi sprawującemu opiekę nad osobą niepełnosprawną posiadającą orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
● pracownikowi o którym mowa w art. 1421 § 1 pkt 2 i 3 Kodeksu pracy, to jest:
- pracownika-rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”, to jest zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu;
- pracownika-rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych;
- pracownika-rodzica dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe.
Odmowa pracy zdalnej będzie możliwa tylko w sytuacji, w której wykonywanie pracy zdalnie nie będzie możliwe ze względu na rodzaj i organizację pracy. W takiej sytuacji istnieje konieczność poinformowania o tym pracownika.
Praca zdalna okazjonalna jest udzielana na wniosek pracownika (pracodawca nie musi wyrazić zgody na taką pracę) w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym. Nie ma też konieczności stosowania niektórych przepisów dot. pracy zdalnej - np. zapewnienia materiałów i narzędzi do pracy.
O pracę zdalną mogą też wnioskować pracownicy zaliczający się do tzw. przypadków wyjątkowych (wymienionych w poprzednim nagłówku).
Pracodawca zlecający pracę zdalną jest zobowiązany do zapewnienia pracownikowi:
● niezbędnych materiałów i narzędzi do wykonywania pracy zdalnej,
● zapewnienia instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych oraz pokrycia kosztów serwisowania i napraw,
● pokrycia innych kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej (jeśli są one wskazane w regulaminie lub porozumieniu z ZOZ).
● zapewnienia szkoleń i pomocy technicznej niezbędnej do wykonywania pracy zdalnej,
● umożliwienia pracownikowi zdalnemu przebywania na terenie zakładu pracy, kontaktu z innymi pracownikami, korzystania z pomieszczeń biurowych i socjalnych w siedzibie firmy.
Pracodawca jest obowiązany stosować przepisy bhp wynikające z Kodeksu pracy również wobec pracownika wykonującego pracę zdalną. Wyłączeniu podlegają jednak:
● obowiązek organizowania stanowiska pracy zgodnie z przepisami i zasadami bhp (ten obowiązek spoczywa na pracowniku);
● obowiązek dbania o bezpieczny stan pomieszczeń pracy i wyposażenia technicznego
● obowiązki z rozdziału III - dotyczą one pomieszczeń pracy i obiektów budowlanych,
● obowiązki dotyczące urządzeń sanitarnych i środków higieny osobistej,
● obowiązki dostarczania napojów i posiłków profilaktycznych,
● obowiązki zapewnienia pierwszej pomocy w nagłych wypadkach.
Co istotne szkolenia z zakresu bhp mogą się odbywać w formie elektronicznej. Niedopuszczalne jest zlecanie podczas pracy zdalnej prac:
● szczególnie niebezpiecznych,
● w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych dla pomieszczeń mieszkalnych,
● z zastosowaniem substancji szkodliwych dla zdrowia, żrących, promieniotwórczych, drażniących, uczulających lub innych o nieprzyjemnym zapachu, pylących lub intensywnie brudzących.
Przed dopuszczeniem do pracy zdalnej pracodawca będzie obowiązany do opracowania oceny ryzyka zawodowego dla poszczególnych stanowisk pracy.
Co w przypadku wypadku w pracy? Do badania wypadku przy pracy zdalnej będą stosowane odpowiednio przepisy o wypadkach przy pracy – z uwzględnieniem konstytucyjnego prawa pracownika do ochrony prywatności oraz niezakłócania miru domowego. Pracodawca będzie musiał też powołać zespół powypadkowy w celu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku. Oględziny miejsca wypadku, jeśli to konieczne są przeprowadzane niezwłocznie po ustaleniu terminu z pracownikiem. Jeśli nie są konieczne - można odstąpić od ich wykonywania
Źródła:
https://www.gov.pl/web/rodzina/praca-zdalna
https://www.gov.pl/web/rodzina/praca-zdalna---pytania-i-odpowiedzi
Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 240) [dostęp: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20230000240 ]
